【なんでこんなに面倒くさいの】マナーが重要な理由と名刺交換の基本を解説します

名刺交換は「社会人のキホンの”キ”」
企業に入社したら、最初の研修などで教わるかと思います。

でも…細かいマナーが多すぎて混乱していませんか？また営業マンにとっては商談こそが大事で、そこまで名刺交換に気を配らないといけないものなのでしょうか。

そこで本記事では、押さえるべき名刺交換のポイントとその重要性を解説していきます！

記事前半では『ココだけは外せないポイント』を。後半では『こんなときどうする？』を具体事例で紹介しています。今日からでも使える内容になっているので、ぜひご自身のスキルアップに役立てて下さいね！

名刺交換　ココだけは外せない

名刺交換とは。おおむね初対面同士が、順番に名刺を渡して自己紹介をする。

行動としては、たったそれだけの行為ですよね。にも関わらず、名刺を持つ手だったり順番だったり、およそマナーのほうが多く覚えることが存在します。

マナーが重要な理由

大きくわけて【一般常識】と【心構え】が理由です。

「名刺交換とかテキトーでよくね？」とお考えの方も一定数いらっしゃると思いますが、なぜ大事なのかを知るとその後の行動が変わります。

一般常識であるから

「日本では、ほとんどすべての社会人が、割と初期のうちに名刺交換のマナーを身につけて（身につけさせられて）いる」というのが1つめの理由です。

名刺交換がしっかりできても、評価も上がりませんし営業面でプラスに働くこともほぼありません。逆に、「好きか嫌いかは関係なく、みんな知っててみんなやっていることを自分だけが知らない」ことがマイナスに働くから、マナーを身につけるべき理由になるのです。

マナーを知らないということは、このレベルで浮いてしまうと想定して下さい。

高校生くらいになると、目立つことで何かを得る場合もあるかもしれませんが。それを狙うとしても、まずは「基本」がどういうものか知らないとできないことです。営業マンとしてギャップを活かして何かを為すのは、もう少し後にとっておきましょう。

心を映す動作であるから

マナーは、「あなたのことを大切に思っています」という心を表す所作で構成されています。

自分が渡した名刺を大事に扱ってくださる方と、ポイっとカバンに投げ入れる方。優劣や関係性を抜きにしたら、どちらと末永くお付き合いしたいですか？

そうはいってもたくさんの人が多くの思いを乗せて出来上がったマナーですから、人により多少の認識の違いや反対のことを言っているものもあります。本に書いてある方法論の追求より、「あなたを大事にしています」がより伝わる行動をとるほうが、営業マンらしくて素敵だと私は思います。

余談ですが。私は「もう少しいい座布団を使おうかな」という思いもあって、入社から3か月ほどで早速名刺ケースを買い換えました。最初は、安物のアルミ製の薄いやつを使っていたので。

安物が悪いわけではないです、使い方次第です。ですが…名刺というものを軽く扱っているような気がしてきて、早々に買い換えに至りました。

これだけは覚えよう！5つの基本

マナー自体はたくさんあります。誤解ないようあえて言えば、ひととおりマスターしたほうがいいです。相手がどこで「失礼なやつ」と感じるかわかりませんからね。

ただ、多すぎるのも事実です。ので、「最低限これだけは」をここから紹介していきます。

机越しせずに、立って！

仮に座った状態で相手を待っていたとしても、挨拶のときは立ちましょう。
テーブルがある席の場合は、立ってテーブルの横に移動して行います。

どちらも敬意の表現に他なりませんが、「相手に手を伸ばさせる」「壁や障害（テーブル）がある環境」「挨拶するのにいちいち立つことすら面倒臭い」こういった印象を避けるためのマナーです。

名刺は相手が読む向きで持って、名乗ってから渡す！

名刺ケースに載せて、相手が読める向きで両手で持ちましょう。
社名や部署名などに続けて自分の名前をお伝えし、『両手で』渡します。

相手にきちんと伝わるよう、名前を読み上げる際は意図的にゆっくり、はっきりと。
名刺交換は、相手にとっても大事な儀式であることを配慮して下さい。

受け取るときは胸より上で「頂戴いたします」！

朝の「おはようございます！」と同じレベルで覚えましょう。理屈というよりは、挨拶ワードです。
名刺に目がいきがちになりますが、相手の目を見てにっこりと微笑みながら挨拶してください。

胸より上の位置で受け取るというのも敬意表現のひとつです。
併せて、名刺を受け取る際も『両手で』受け取る、が基本となります。

受け取った名刺は名刺ケースの上に載せる！

テーブル等での商談の場合は、自分の名刺ケースの上に自分が読む向きで載せてテーブルに置きます。
諸説ありますが、左手側に寄せておくのが通例となっています。

相手側が複数名だった場合は、席順に並べ、最も役職が高い人の名刺を名刺ケースに載せておきます。

名刺忘れ＆名刺切れは「論外」と心得よう！

人ですから、どうしても忘れることだってあります。私もしっかり経験済みです。
本当に忘れてきてしまったら、変に取り繕わず正直にお伝えしましょう。

ただし、渡す名刺を所持していなかった時点で信用度が極めて低い状態からのスタートです。

名刺交換　こんなときはどうする？

ここからは、新人時代に遭遇しやすいシチュエーションごとの対処法を解説していきます。

いざ名刺交換！…自分から？相手から？

あなたが営業マン（または企業への訪問者）である場合は『自分（目下の側）から』

新人時代は、おおむね自分が先にアクションすることが大半です。
名刺ケースはすぐ取り出せるように、スーツの内ポケットなど定位置を決めて準備しましょう。

名刺交換完了！…いつ座る？

あなたが営業マン（または企業への訪問者）である場合は『相手が座ったら』

着席の際は「失礼します」と一言添えるといいでしょう。
また来場型のお店の場合は、「どうぞお掛けください」とお客様に着席を促してから　です。

いただいた名刺！…いつしまう？

同じくあなたが営業マンである場合は『相手が名刺をしまったら』

いただいた名刺は名刺ケースの上に載せて、テーブルの左側に寄せておきましょう。
『名刺をしまう行為』は商談の終了を暗に示します。
「帰ってもいいですか？」と言っているようなものなので、商談終了までは定位置に置いて下さい。

机の上が資料でいっぱい！…それでもしまっちゃダメですか？

これは例外。「お名刺、しまわせていただきます」と一声掛けてからならOK！

相手の名刺のうえに資料を載せていったり、ページめくりしてて名刺を吹っ飛ばしたり…
など雑然とした環境下では、名刺を粗末に扱わない姿勢を優先しましょう。

訪問したら担当者が3人もいた！…さあどうする？

あなた（営業マン・訪問者側）から、『役職の高い順に交換する』

誰が役職者なのかなんてわかりませんよね？でも相手も歴戦のビジネスマン。
「名刺交換のしぐさをしつつ先に歩み出した人物」こそが役職者の可能性大です。

風貌や身にまとう雰囲気である程度予測しつつ、動きを観察してみましょう。

店長と一緒に2人で訪問したら相手も3人いた！…どうしよう？

ルールは変わりません。『目下側からアクション』『役職の高い順に交換』

つまり…あなたの会社の店長（訪問者の上長）が相手の役職者→次席→末席　の順に交換
それにならって、あなたが相手の役職者→次席→末席と続けばOKです。

「あなたの会社」が訪問者であり目下側。
「あなたの会社の中では店長のほうが上席」なので店長が先。
自分が一番新人だから自分から！と真っ先に動くと、微妙な空気が漂いますのでご注意を。

名刺交換するタイミング逃した！…あとから申告してもOK？

名刺交換せずにしれっと帰るはNG。『商談や打ち合わせの区切りや終了後でOK』

複数名が参加する打ち合わせや、途中から参加してくる人がいるとままあるケースです。
休憩時間などが設けられていればそこで。無ければ終了後で大丈夫。
「申し遅れました」と一言添えて名刺交換をお願いすれば問題ありません。

持ち帰った名刺！…このあとどうする？

方法は様々ですが、原則として『社内で保管』

名刺は個人情報の塊です。社内規定に沿って適切に保管しましょう。
個人管理の場合は、名刺ホルダーなどで収納することも多いです。
スキャンで読み取り、社内クラウドで保管する企業もあります。

さいごに

ここまでお読みいただきありがとうございました。今回は、【名刺交換】を主題として、私自身の経験を交えて『名刺交換のキホン』について解説させていただきました。

新人時代は覚えることがたくさんで毎日が大変です。「なぜ覚えなければならないのか？」が不明なまま叩き込まれることも多いので、この記事が少しでもあなたの理解にお役に立てれば幸いです。

なお余談ですが、名刺自体が不要の職業のかたもいらっしゃいます。「芸能人やタレント業」などです。彼ら彼女らは「名前」や「顔」そのものが名刺の役割を果たしていて、名刺が必要になるタレントは「要は売れていないから」ということのようです。過酷ですね…。

そういった職業の方へ名刺を求めるのは逆に失礼にあたる、とか、イレギュラーは数多く存在しますので。ご自身の会社のスタンダードに沿いつつも、基本事項をひとつひとつ順に学んでいきましょう。